Huvudbakgrund l
Plan.se
Plan är nätverket för effektiva flöden.
"Vi ger riktig kunskap"
Nätverk Utbildning Evenemang Om Plan
 

Utbildning

Lean Learnings december 2014:

Kata inom service - först i vÀrlden!

I början av september genomförde vi en öppen kata-trÀning helt anpassad till en servicemiljö (och inte en översÀttning frÄn produktion). I diskussion med Mike Rother och Bill Constatino förstÄr vi att det troligtvis var den första öppna trÀningen i kata för service i vÀrlden!

TÀnkandet och beskrivningen av Kata utgÄr frÄn forskning som Mike Rother med flera genomförde 2004-2009. Forskningen baserades pÄ följande tvÄ frÄgestÀllningar:

  1. What are the unseen managerial routines and thinking that lie behind Toyota’s success with continuous improvement and adaptation?
  2. How can other companies develop similar routines and thinking in their organizations?

NÀr man studerade Toyotas management-system tillrÀckligt djupt sÄ framtrÀdde ett gemensamt mönster av tÀnkande och agerande genom alla nivÄer i företaget. Detta mönster finns beskrivet i boken Toyota Kata av Mike Rother och i tvÄ tidigare Lean Learnings har vi beskrivit vad kata innebÀr samt reflekterat över kata som arbetssÀtt.

I detta nyhetsbrev vill vi uppmuntra alla er inom service- och tjÀnstesektorn att experimentera och lÀra pÄ ett systematiskt och vetenskapligt sÀtt.

Till skillnad frÄn produktion som har en fysisk produkt och ett visuellt flöde med flera arbetsstationer sÄ utförs oftast tjÀnste- och servicearbete genom att ett Àrende eller ett kundbehov tas emot och sedan jobbar personer i olika IT-system och processer. SÄvÀl arbetet som vÀntetider och köer Àr helt osynliga. Inte sÀllan saknas ocksÄ tydliga mÀtetal.

Att arbeta med utmaningsdrivet förbÀttringsarbete i denna miljö kÀnns i sig som en utmaning, men fungerar förvÄnansvÀrt vÀl.

Under den senaste trÀningen var vi i SödertÀlje kommun pÄ en HR-avdelning, och arbetade med tvÄ olika Àrendeflöden. Utmaningen för det ena flödet var ökad kundservice genom vÀsentligt kortare ledtid och utmaningen för det andra flödet var kortare hanteringstid. Eftersom trÀningen sker direkt i arbetsprocesserna, fÄr alla deltagare brottas med en verklig situation och verkliga problem. Grupperna genomförda flera experiment eller PDCA-loopar genom att ifrÄgasÀtta processer och testa nya arbetssÀtt. Experimenten genomfördes direkt i verksamheten av personalen och utfallet av de nya arbetssÀtten observerades av deltagarna.

Genom kata-rutinerna fÄr vi ett systematiskt, vetenskapligt sÀtt att anta utmaningar och fÄr igÄng ett arbetssÀtt med experimenterande och lÀrande pÄ daglig basis. Chefer och ledare trÀnar och coachar direkt i verksamheten, kring de gemensamma utmaningarna och Àven detta sker pÄ daglig basis. Den öppna 3-dagarstrÀningen syftar till att trÀna coachrollen sÄ att man kan börja praktisera i sin hemmaorganisation. Vid uppföljning efter genomförda trÀningar ser vi ocksÄ att mÄnga kommer igÄng pÄ ett bra sÀtt.

Liksom vi beskrev i förra Lean Learnings sÄ Àr det slÄende vilken experimentlusta och motivation arbetssÀttet kring kata skapar. Viljan att förbÀttra och engagera sig Àr stor och utmaningar stimulerar, men det finns en risk att vi förtrÀngt denna förmÄga, se filmen nedan.


Kata-rutinerna hjÀlper oss att trÀna just detta ny beteende.

HjÀrnforskning visar tydligt att för att utveckla nya beteenden och vanor mÄste de nya rutinerna praktiseras sÄ att man upplever en vÀxande kÀnsla av att bemÀstra dem. Följande fyra delar hjÀlper oss att utveckla vÄr hjÀrna och förvÀrva nya fÀrdigheter och tÀnkesÀtt.




Kata Àr de rutiner som du praktiserar medvetet, sÄ att du skapar nya vanor och fÀrdigheter. Kata-rutinerna lÀr oss grunderna. NÀr de Àr intrÀnade kan vi bygga vidare och fortsÀtta att utvecklas. Kata-rutinerna Àr ocksÄ ett sÀtt att överföra kompetens och sprida kunskaper i detta arbetssÀtt i ett team eller en organisation. Vi mÄste trÀna ofta, helst varje dag. Om vi trÀnar nya vanor en gÄng per vecka sÄ gör vi som vi brukar sex dagar per vecka, vilket gör att de gamla vanorna fÄr störst utrymme och de nya trÀnas inte.

Coachen rÀttar och stöttar för att sÀkra att adepten fortsÀtter praktisera rÀtt rutiner och pÄ rÀtt sÀtt. Coachens uppgift Àr inte att utveckla lösningar utan att utveckla och trÀna förmÄgan. Coachen bör vara nÀrmaste chef, det vill sÀga det utmaningsdrivna förbÀttringsarbetet drivs och styrs i linjeorganisationen, inte nÄgon supportorganisation som ligger vid sidan om.

LĂ€rzonenFör att bli skicklig i de nya vanorna och beteendena krĂ€vs det att adepten Ă€r i sin lĂ€rzon. Inte i sin bekvĂ€mlighetszon och inte i frustration, utan i just lĂ€rzonen – bortom nuvarande kunskapströskel.

Observera att forskningen inte sÀger att du först skall Àndra ditt sÀtt att tÀnka eller dina vÀrderingar, för att sedan tillÀmpa ett nytt beteendemönster. IstÀllet menar forskningen att du Àndrar ditt sÀtt att tÀnka genom att tillÀmpa nya beteenden och rutiner.

Genom att medvetet trÀna nya beteenden varje dag Àndras individens vÀrderingar över tiden och pÄ lÀngre sikt skapas en ny kultur i organisationen.

Bilden nedan visar Mike Rothers sammanfattning av utvecklingen frÄn 2000-talets lean.


Mike Rother - 20th vs 21st century


Vi har under 2014 genomfört ett antal öppna Kata-trÀningar, och lite smÄtt överaskade kan vi konstatera att en övervÀgande del av deltagarna faktiskt gÄr hem och sÀtter igÄng!

VÄr egen utmaning för nÀsta Är Àr att ta Kata in i nya omrÄden och situationer. Fick nyligen information frÄn det internationella Kata-nÀtverk vi Àr med i att man i Finland trÀnat arbetslösa i Kata och att man i Tyskland tillÀmpar Kata i klasser pÄ grundskolan.

Nya Ă„r innebĂ€r alltid nya utmaningar och mĂ„l – kanske Kata blir ditt nya arbetssĂ€tt att nĂ„ dessa?

Aktiviteter pÄ gÄng inom Lean Competence

 

TrÀningar:

  • Lean service i praktiken. PĂ„ Stockholms lĂ€ns landsting och Skatteverket. Rustar dig för att ta steget att börja driva lean.
  • TrĂ€na Kata pĂ„ vĂ€rdföretagen Gambro, Alfa Laval och Ericsson. PĂ„ Alfa Laval och Ericsson kommer vi att jobba med utmaningar bĂ„de i service- och produktionsmiljö.
  • Lean ledarskap och change management. Vad krĂ€vs för att leda en flödesorienterad och lĂ€rande organisation? Kolla kommentarerna frĂ„n de tidigare deltagarna.
  • Lean Games Day. Fullbokat pĂ„ Chalmers i december, nytt tillfĂ€lle i Stockholm 9 mars.


Master Meetings och seminarier:


Filmer:

Hör av dig om du vill ha mer info om innehÄll etc.

/Joakim Hillberg, 070-5746812 och Pia Anhede, 070-5438048

 
Lean Learnings Àr...

nyhetsbrevet dÀr vi tar upp frÄgestÀllningar frÄn vÄra kursdeltagare, delar reflektioner frÄn vÄrt eget lÀrande och sammanfattar tankar frÄn vÄra Master Meetings.

>> Prenumerera pÄ Lean Learnings

>> Arkivet


Dela pÄ Facebook

Dela pÄ LinkedIn

Tweeta



Pia Anhede Àr ansvarig för Plans leanutbildningar sedan flera Är tillbaka. Pia har mer Àn 20 Ärs erfarenhet av lean i lÀngre förÀndringsprojekt. Hon har arbetat i mer Àn 30 företag i över tio lÀnder. Pia Àr civilingenjör frÄn Chalmers.

Joakim Hillberg Àr ansvarig för Plans leanutbildningar sedan flera Är tillbaka. Joakim har stor erfarenhet av förÀndringsprojekt inom bÄde produktion och service. Joakim har arbetat i mer Àn 30 företag i över 10 lÀnder. Han Àr civilingenjör frÄn Chalmers och har en MBA frÄn INSEAD.

Plan är kompetensnätverket för alla som arbetar med logistik, supply chain och lean.
Besöksadress: GustavslundsvĂ€gen 143, 5tr, Bromma. Telefon: 08-24 12 90. E-post: info@plan.se