Huvudbakgrund l
Plan.se
Plan är nätverket för effektiva flöden.
"Vi ger riktig kunskap"
Nätverk Utbildning Evenemang Om Plan
 

Utbildning

Vad du inte visste om Kata!

Kata Ă€r en rutin som vi praktiserar för att skapa en vana i att nĂ„ vĂ„ra utmaningar. Det nya beteendet som trĂ€nas Ă€r utmaningsdrivet förbĂ€ttringsarbete – till skillnad frĂ„n avvikelsedrivet förbĂ€ttringsarbete.

I maj hade vi ett Master Meeting och en workshop kring Kata. VÀrdföretag för workshopen var Gambro i Lund, dÀr vi under workshopen fick genomföra experiment direkt i produktionen.

I vÄrt Lean Learnings juni 2013, beskrev vi ingÄende vad Kata innebÀr. I detta nyhetsbrev koncentrerar vi oss mer pÄ reflektion kring tÀnkandet, arbetssÀttet och det praktiska arbetet vi trÀnade under workshopen.

Reflektioner kring tÀnkande och arbetssÀtt

UtgÄngspunkten i Kata Àr att driva förbÀttringar mot nya utmaningar dÀr vi inte vet hur vi ska nÄ utmaningen eller vad som kommer att hÀnda nÀr vi börjar prova oss fram. Vi rör oss alltsÄ pÄ okÀnd mark och bortom vÄr kunskapströskel. Detta innebÀr att vi inte vet hur vi ska nÄ utmaningen eller vad som kommer att hÀnda nÀr vi börjar prova oss fram.

Traditionellt Àr vi trÀnade i att definiera mÄl, bryta ner dem till delmÄl och utifrÄn dessa ta fram handlingsplan och tidsplaner, gÀrna i olika typer av Gantt-scheman med beslutspunkter, grindar med mera. Stora utmaningar har ofta omfattande handlingsplaner och lÄnga tidsplaner. UtgÄr vi frÄn att vi faktiskt Àr pÄ okÀnd mark, bortom kunskapströskeln sÄ blir det hÀr fel!

Omfattande handlingsplaner ger oss en falsk trygghet och fÄr oss i mÄnga fall att fokusera pÄ fel saker: följa handlingsplanen i stÀllet för att göra det som Àr viktigt för att nÄ resultat. Ny kunskap uppstÄr nÀr vi arbetar med utmaningar som vi inte pÄ förhand vet hur vi ska nÄ!

NÀr det gÀller att hantera problem Àr vi traditionellt trÀnade att stÀlla oss frÄgor som:

  • Hur nĂ„r vi till...?
  • Vad Ă€r rotorsaken?
  • Varför (5 gĂ„nger)?

Dessa frĂ„gor fungerar bra för avvikelsedrivet förbĂ€ttringsarbete men fungerar inte nĂ€r vi har utmaningar bortom kunskapströskeln i fokus. DĂ„ mĂ„ste vi börja experimentera och lĂ€ra, för att flytta kunskapströskeln – inte gissa, anta eller försöka analysera med verktyg som utgĂ„r frĂ„n ett faktiskt problem. Denna insikt var en aha-upplevelse för mĂ„nga. Det har ocksĂ„ varit en stark lĂ€rdom för oss under Ă„ren vi arbetat med Kata. Som konsult byggde mycket av vĂ„rt arbete pĂ„ just att ta fram handlingsplaner och driva dem. Att arbeta med Kata innebĂ€r helt nya arbetssĂ€tt bĂ„de för oss som konsulter och för de uppdragsgivare vi arbetar med.

En andra reflektion vi vill dela med oss av handlar om mÄltillstÄnd. Det tredje steget i beskrivningen av Kata-rutinerna Àr att faststÀlla ett mÄltillstÄnd. Det lÄter inte sÄ komplicerat, men att beskriva ett tillstÄnd som ligger bortom kunskapströskeln krÀver trÀning. Nedan finns en enkel checklista för ett bra mÄltillstÄnd som vi anvÀnder oss av:


Checklista mÄltillstÄnd

 


Första frĂ„gan i checklistan ger spĂ€nnande diskussioner och Ă€r svĂ„r. Har vi verkligen satt ett mĂ„ltillstĂ„nd som Ă€r bortom vĂ„r nuvarande kunskapströskeln? Var befinner sig vĂ„r kunskapströskel? Är kunskapströskeln kopplad till de individer som utför arbetet? Viktiga frĂ„gor som Ă€r svĂ„ra att svara pĂ„.

En tredje reflektion Àr kring coachens roll. ArbetssÀttet med Kata, en bestÀmd rutin, kÀnns till en början svÄrt och ovant. Vi vill gÀrna improvisera och vill ogÀrna upprepa givna mönster. Coachens roll Àr avgörande för att etablera detta nya arbetssÀtt och se till att nya beteenden trÀnas och utvecklas.

Coachens roll Àr framförallt att trÀna adepten i förbÀttringskatan. Rollen som coach kan i mÄnga andra sammanhang betyda stöttande, stödjande och med adepten i fokus. I Kata Àr coachens roll mer att styra, leda och trÀna. Fokus Àr utmaningen, det vill sÀga att vinna nya landomrÄden (ny kunskap och högre prestation). Coachen ska försÀkra sig om att adepten ser hindren, hjÀlpa adepten att definiera och designa nÀsta experiment (PDCA-loop) och följa upp utfallet och lÀrandet av varje PDCA-loop.

Reflektion kring den öppna trÀningen pÄ Gambro

Det som slog oss tydligast var den experimentlusta som arbetssĂ€ttet skapade. Att anvĂ€nda begrepp som kunskapströskel, experiment, lĂ€rande, försĂ€tter mĂ€nniskor i en helt annan ”mode”. Vi förvĂ€ntas vanligtvis att tala om hur det Ă€r, kunna svara pĂ„ frĂ„gor eller beskriva detaljerade aktivitetsplaner. Det upplevdes befriande att fĂ„ uttala orden "Jag vet inte"! NĂ€r vi nĂ„tt fram till den mentala instĂ€llningen kom en mĂ€ngd förslag och idĂ©er till experiment. Till och med operatörer som inte var med pĂ„ workshopen kom in till oss med sina förslag till experiment, vilka vi naturligtvis tog till oss och genomförde. Alla experimenten föll inte ut som tĂ€nkt, men alla bidrog till ny kunskap!

Deltagarna pĂ„ trĂ€ningen var frĂ„n vĂ€ldigt olika verksamheter – produktion, försĂ€kringsbolag, tjĂ€nsteföretag, produktutveckling med mera, men det var lĂ€tt att samlas kring arbetssĂ€ttet och att översĂ€tta till den egna verksamheten.

Under workshopen trĂ€nade vi coachcykeln pĂ„ sĂ„ sĂ€tt att alla fick köra igenom den ca fyra gĂ„nger. MĂ„nga tyckte först att det kĂ€ndes lite ”tjatigt” att upprepa samma sak sĂ„ mĂ„nga gĂ„nger, men feedbacken vi fick efterĂ„t var entydlig: Detta var bra! De fem coachfrĂ„gorna ser lĂ€tta ut, men det Ă€r svĂ„rt att fĂ„ till en coachande dialog och inte bara fem stolpiga frĂ„gor och svar.

Utmaningarna vi fick pÄ Gambro var för den ena procesen minskad cykeltid och för den andra processen minskad kapitalbindning. Resultaten som uppnÄddes under tvÄ dagars trÀning var enastÄende. Cykeltiden kunde minskas med mer Àn 50% och produkter i arbete (PIA) minskade till en fjÀrdedel.

Till sist ett uttalande frÄn Mike Rother:

“Once you and your team develop the systematic, scientific skill that practicing the Improvement Kata teaches, you'll be able to apply it in the pursuit of many goals and challenges. Kata is a teaching/learning approach any manager can use.”

/Joakim Hillberg och Pia Anhede

 

Dela pÄ Facebook Dela pÄ LinkedIn Tweeta
 

Augusti 2014


 

Pia Anhede Àr ansvarig för Plans leanutbildningar sedan flera Är tillbaka. Pia har mer Àn 20 Ärs erfarenhet av lean i lÀngre förÀndringsprojekt. Hon har arbetat i mer Àn 30 företag i över tio lÀnder. Pia Àr civilingenjör frÄn Chalmers.

 

Joakim Hillberg Àr ansvarig för Plans leanutbildningar sedan flera Är tillbaka. Joakim har stor erfarenhet av förÀndringsprojekt inom bÄde produktion och service. Joakim har arbetat i mer Àn 30 företag i över 10 lÀnder. Han Àr civilingenjör frÄn Chalmers och har en MBA frÄn INSEAD.

>> Arkivet

 

 

 

Plan är kompetensnätverket för alla som arbetar med logistik, supply chain och lean.
Besöksadress: GustavslundsvĂ€gen 143, 5tr, Bromma. Telefon: 08-24 12 90. E-post: info@plan.se